Was muss alles passieren, damit ein All-That-Swing-Kurs überhaupt stattfinden kann?
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Ab Juni verkürzen wir unsere Anmeldefristen. Bisher galt die Regel: Anmeldeschluss ist am Donnerstag vor Kursbeginn, ab den Juni-Kursen gilt: Anmeldeschluss ist der Montag in der Woche vor Kursbeginn.
Für alle, die sich darüber ärgern oder einfach nur interessiert sind, folgt hier ein Blick hinter die Kulissen, der die Entscheidung hoffentlich verständlich macht.
First things first
Wir weisen zwar gelegentlich darauf hin, aber es schadet nicht, es an dieser Stelle noch einmal zu wiederholen
All That Swing ist ein gemeinnütziger Verein. Alle administrativen Tätigkeiten (und viele nichtadministrativen) werden ehrenamtlich durchgeführt. Das bedeutet: unbezahlt* und in der Freizeit neben einer regulären beruflichen Tätigkeit sowie familiären und sozialen Verpflichtungen, die es abseits der Tanzfläche ja auch noch gibt.
* ja, für einige ehrenamtliche Positionen gibt es eine Aufwandsentschädigung, der daraus resultierenden „Stundenlohn“ (meist im extrem niedrigen einstelligen Euro-Bereich, gelegentlich auch darunter) macht aber deutlich, warum es sich um eine symbolische Geste handelt.
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Bearbeitung: Verena Vitzthum
Damit ein Kurs zustande kommen kann braucht es drei Dinge
- Eine Location
- Trainer:innen
- Teilnehmer:innen
Im Detail
Location
Da es für Anmeldungen (mit Ausnahme der Variety Hour) immer drei Starttermine zur Auswahl gibt und eine der Anmeldeoptionen das 3-Monats-Paket ist, bedeutet das, dass wir bereits sehr weit im Voraus Locations buchen müssen. Das funktioniert in der Regel recht unkompliziert, gelegentlich kann es aber auch zu Terminkollisionen kommen, auf die wir reagieren müssen (wie z.B. Anfang diesen Jahres). Rechtzeitig Anfragen abzuschicken, ggf. nachzuhaken und die Termine gleich in mehrere Kalender einzutragen und auf allen Kursseiten zu aktualisieren, kann mitunter schon recht langwierig werden.
Neue Termine werden dann eingetragen (auf der Homepage, der Übersichtsseite, ggf. auch den Seiten der einzelnen Kurse), wenn alte wegfallen – also meist am Monatsanfang, einer Zeit, in der auch außerhalb von ehrenamtlichen Tätigkeit häufig ein wenig mehr geplant und kommuniziert wird.
Trainer:innen
Natürlich versuchen wir mit der Einteilung unserer Trainer:innen so früh wie möglich zu beginnen. Wer welchen Kurs unterrichtet, hängt aber nicht nur vom generellen Interesse der Trainer:innen ab. Die Verfügbarkeit sämtlicher Trainer:innen für alle vier Kurstermine ist sehr oft nicht bereits Wochen im Voraus garantiert. Das bedeutet, dass wir die Einteilungen so planen müssen, dass jene Trainer:innen, die ggf. einspringen und die Vertretung übernehmen können, nicht gleichzeitig in einem anderen Kurs unterrichten sollten.
In einigen Fällen sind auch der Inhalt und die Geschwindigkeit, in der die geplanten Inhalte eines Monats im Intermediate- oder Intermediate-Advanced-Kurs durchgenommen werden können, ausschlaggebend. Es ist wesentlich einfacher, an einen Monat, den man bereits unterrichtet hat, anzuknüpfen, als einen neuen Monat zu planen. Und auch hier spielt wieder das Leben abseits der Tanzfläche eine Rolle. Denn nicht für alle Kurse reicht es, wenn sich die Trainer:innen zwischen Tür und Angel kurz absprechen oder digital kommunizieren. Gelegentlich bedeutet das Unterrichten eines Intermediate- oder Intermediate-Advanced-Kurses auch, dass man sich vorab zumindest einmal persönlich treffen muss, um Feinheiten abzustimmen, Dinge auszuprobieren und sich gemeinsam zu überlegen, was man wie wann und auf welche Weise unterrichten möchte. Und das geht natürlich nur, wenn beide auch die Zeit haben, das zu tun.
Eine entsprechende Einteilung ist also auch davon abhängig, ob die Trainer:innen in der Woche oder am Wochenende vor dem Kurs Zeit haben – etwas, das sich nicht immer bereits lange im Voraus planen lässt.
Und zu guter Letzt müssen wir bei der Einteilung auch berücksichtigen, ob jemand, der mehr als eine Stunde unterrichtet, von einer Location zur anderen hetzten muss, ggf. als verantwortliche Person wieder rechtzeitig zur Social Hour im Jazzit ist, pünktlich weg muss, um einen Zug zu erwischen etc.
Und bei all dem wollen wir natürlich darauf achten, dass niemand mehr unterrichtet, als ihm/ihr lieb ist, aber auch niemand zu kurz kommt.
Vor allem für den letzten Punk ist es daher wichtig, möglichst frühzeitig zu wissen, ob in einem Monat nur die regulären, fortlaufenden Lindy-Hop-Kurse stattfinden, oder es zusätzlich auch eine Variety Hour gibt.
Da ist es natürlich kontraproduktiv, wenn wir erst am Tag des Anmeldeschlusses (oder erst noch später) wissen, ob der Kurs überhaupt zustande kommen kann.
Teilnehmer:innen
Ohne Teilnehmer:innen kein Kurs – das ist klar. Damit es aber auch Teilnehmer:innen gibt, müssen die auf die Möglichkeit, sich anzumelden, aufmerksam gemacht und ihre Anmeldungen im Anschluss auch bearbeitet werden.
Wir haben oben bereits erwähnt, dass wir ein gemeinnütziger Verein sind, das bedeutet, dass wir uns ehrenamtlich um die Administration kümmern. Da wir ein kleiner gemeinnütziger Verein sind, haben wir aber auch keine Automatisierung, die uns z.B. bei der Abwicklung von Zahlungen unterstützt.
Das bedeutet, dass jedes Anmeldeformular, jede konkrete Antwort-E-Mail auf eine Anmeldung, jeder Newsletter, jedes Website-Update, jede Zahlungsüberprüfung, jede Anmeldebestätigung und jeder Listeneintrag von Hand von einem ehrenamtlich tätigen Menschen (in dessen Freizeit) erledigt werden muss und sich die betreffenden Personen gelegentlich bei Unklarheiten auch abstimmen müssen.
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Bearbeitung: Verena Vitzthum
Normalerweise kein Problem. Immerhin kann man sich ja Monate im Voraus anmelden und selbst wenn es erst ein, zwei Wochen vor dem Kurs klar sein sollte, ob man auch im darauffolgenden Monat teilnehmen möchte, ist noch genug Zeit um die gesamte Anmeldung (inkl. Zahlung) abzuwickeln. Und für die wenigen, die noch auf die Bestätigung eines Babysitters, eines wichtigen Termins etc. warten, läuft die Anmeldung ja bis Donnerstag vor Kursbeginn. Eine kleine Zahl an E-Mails lässt sich ja auch noch donnerstagabends/freitags erledigen.
In diesem Szenario flattern uns über den Monat verteilt Anmeldungen in die Mailbox. Ein paar E-Mails lassen sich jeden Tag zwischen anderen Dingen von einer Person erledigen, während eine andere am Montag vor dem Kurs noch einen letzten Blick aufs Bankkonto wirft. Und bevor der neue Kurs startet, wissen wir nicht nur, wer wo teilnimmt, sondern haben auch bereits alle Zahlungen überprüft, alle Anmeldungen bestätigt und können uns am ersten Kurstag selbst aufs Wesentliche konzentrieren.
Leider haben wir uns in den letzten Monaten von diesem Szenario sehr weit entfernt. Einige Anmeldungen gehen über den Monat verstreut ein und sind leicht zu bewältigen. Der Rest – in einigen Fällen mehr als die Hälfte aller Anmeldungen für einen Kurs – kommen in der letzten Minute, oder sogar noch danach. Und plötzlich wird aus einer Situation, in der man alle paar Tage ein paar E-Mails/Einzahlungen bearbeitet, eine, in der man einen halben Arbeitstag einschieben muss (am Wochenende, in der Nacht oder anstelle der regulären beruflichen Tätigkeit), damit sich das alles noch vor Kurbeginn ausgeht.
Wir wollen aber nicht jammern, das bringt ja auch nichts. Anstatt dessen – und um zukünftiges Gejammere zu verhindern – haben wir uns dazu entschlossen, einen zusätzlichen Zeitpolster für die Anmeldungen einzuplanen.
Daher verlegen wir den Anmeldeschluss vom bisherigen Donnerstag vor Kursbeginn auf den Montag in der Woche vor dem ersten Kurstag.
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Bearbeitung: Verena Vitzthum
„Ich vergesse aber immer, mich rechtzeitig anzumelden“
Ohne jetzt zu gemein klingen zu wollen: Das ist kein Grund, Dein Problem zu unserem zu machen.
Für diejenigen, die dazu tendieren, Anmeldefristen zu übersehen, haben wir unter anderem die Möglichkeit des 3-Monats-Pakets. Das behebt das grundlegende Problem zwar nicht, reduziert es aber.
Und für die Variety Hour: Wir hängen jeden Monat einen Informationszettel auf, auf dem sich ein QR-Code befindet, der euch sofort nicht nur zur Kursseite, sondern zum Anmeldeformular führt – das ihr theoretisch direkt vor Ort (idealerweise wenn ihr den Aushang zum ersten Mal seht) ausfüllen könnt.
Und dann gibt es natürlich noch die ganz altmodische, wenn auch digital unterstützte, Methode, sich eine Notiz zu schreiben – und sich vom eigenen Mobiltelefon an die Anmeldung erinnern zu lassen.
„Ich weiß leider immer nur ganz kurzfristig, ob ich kann“
Wir wissen, dass so etwas vorkommen kann – und das ist natürlich ärgerlich. Rahmenbedingungen, die auf die wenigen vereinzelten Personen, bei denen das der Fall ist, Rücksicht nehmen, führen aber leider zu einer für uns nicht mehr zu bewältigenden Situation.
Sollten sich die Umstände dahingehend ändern, dass der weitaus überwiegende Teil der Anmeldungen so weit im Voraus eingeht, dass wir wieder mehr Luft haben, können wir über entsprechende Ausnahmen nachdenken, zum aktuellen Zeitpunkt ist das aber leider nicht möglich.
Be mindful of the work you leave for others
Wir schätzen uns sehr glücklich, in Salzburg eine so bunte, offene und herzliche Community zu haben und wir freuen uns, Socials, Kurse und Workshops zu organisieren.
Das heißt auch, dass wir wissen, dass sich niemand in der letzten Minute anmeldet, um uns ein Ei zu legen oder uns nach Anmeldeschluss eine E-Mail schickt, um nachzufragen, ob eine Anmeldung nicht doch noch möglich ist, weil man uns eins auswischen will.
Wir haben alle viel um die Ohren und in den letzten Jahren ist niemandes Leben langsamer, entspannter oder ruhiger geworden. Wir wissen, dass Dinge im Alltag untergehen können und viele von uns dazu tendieren, die Dinge, die sie für sich selbst tun, oft ganz unten auf der Prioritätenliste zu haben.
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Bearbeitung: Verena Vitzthum
Wir wären euch aber dankbar, euch bewusst zu machen, dass es uns allen so geht und dass das kleine bisschen Arbeit, das sich eine Person erspart (es darauf ankommen lassen, anstatt sich eine Erinnerung zu stellen; wenn man eine Frage hat, schnell eine E-Mail tippen, anstatt die E-Mail, die man selbst bekommen hat, oder die Kursseite ganz zu Ende zu lesen; zwei Zeilen per Mail zu verschicken, anstatt zur Anmeldung auf die Website zu gehen und sich dort über das Formular anzumelden etc.), zu einem enormen Aufwand wird, wenn man in guter Gesellschaft ist und am anderen Ende nur ein oder zwei Personen stehen, die das, was man selbst vernachlässigt hat, ausgleichen müssen.
Die Idee dahinter lässt sich mit dem Gebot: „Be mindful of the work you leave for others“ zusammenfassen, oder besser noch: „Be mindful of others“
Das bedeutet, sich bewusst zu machen, dass die eigenen Handlungen Konsequenzen für andere haben. Und das gilt nicht nur im Hinblick auf administrative Tätigkeiten. Das gilt auch für das Gespräch, das man nach dem Kurs nicht in voller Lautstärke beim Schuhwechsel weiterführt – während ein paar Meter daneben bereits der nächste Kurs begonnen hat, oder das Gespräch an der Bar, dessen Lautstärke nicht ignorieren sollte, dass auf der kleinen Bühne gerade ein Konzert stattfindet. Ebenso gilt es für den letzten Drink, der nicht dazu führen sollte, dass der Barkeeper 45 Minuten länger im Dienst bleiben muss, bis man sein Soda-Zitron ausgetrunken hat. Oder das Video, das man von anderen Personen („eh nur für mich, ich bin gar nicht auf xyz“) macht, ohne um Erlaubnis gefragt zu haben.
Es ist nicht immer leicht, oder gar selbstverständlich, sich all der Konsequenzen des eigenen Handelns bewusst zu sein – vor allem dann nicht, wenn man räumlich und zeitlich von ihnen und den Personen, die sie zu tragen haben, getrennt ist. Deshalb hoffen wir, dass ihr es uns nicht übel nehmt, dass wir uns erlaubt haben, euch an ein paar davon zu erinnern oder sie euch erst überhaupt ins Bewusstsein zu bringen.
In diesem Sinne: Wir freuen uns schon, Euch im nächsten Kurs zu sehen!
